1. Quem responde por quê
Esta política explica como a SYSTEMDOPPER DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS LTDA (CNPJ 16.678.572/0001-64) trata dados pessoais no Fácil Odonto. Há duas situações diferentes, e a distinção importa:
| Dados | Quem decide | Nosso papel |
|---|---|---|
| Da clínica e de quem a representa: cadastro, contato, cobrança, uso do sistema | Nós | Controladores |
| Dos pacientes: cadastro, prontuário, imagens, financeiro, telemonitoramento | A clínica | Operadores — tratamos por conta e ordem dela |
Se você é paciente, sua clínica é a controladora dos seus dados. Nós apenas operamos o sistema em que ela trabalha, e não decidimos o que é registrado sobre você. Para pedir acesso, correção ou exclusão, procure a clínica — o caminho está na página de LGPD.
2. Que dados tratamos
2.1 Da clínica e da sua equipe
- Razão social ou nome, CNPJ ou CPF, endereço, telefone e e-mail.
- Nome, e-mail e telefone de quem cria a conta e de cada usuário cadastrado.
- Dados de cobrança tratados pelo gateway de pagamento — não guardamos número de cartão.
- Registros de acesso: data, hora, endereço IP e ações relevantes dentro do sistema.
2.2 Dos pacientes, lançados pela clínica
Estes dados chegam até nós porque a clínica os registra. Não os coletamos do paciente diretamente, salvo no telemonitoramento, quando ele responde pelo link que a clínica envia.
- Identificação e contato: nome, CPF, RG, data de nascimento, sexo, estado civil, endereço, telefones, e-mail e responsável, quando houver.
- Dados de saúde, que a LGPD classifica como sensíveis: anamnese, histórico clínico, odontograma, tratamentos, evolução, prescrições, alergias, imagens (radiografias e fotografias), vídeos e documentos anexados ao prontuário.
- Financeiros: orçamentos, ordens de serviço, títulos, pagamentos, recibos e convênio.
- Agenda: horários, profissional, cadeira, comparecimento e faltas.
- Telemonitoramento: mensagens de texto, fotos enviadas pelo paciente, documentos emitidos e o registro da videochamada — quem participou, quando começou e quanto durou.
2.3 De quem visita este site
Dados de navegação e o que você digita nos formulários de contato e de cadastro. Detalhes na seção 10.
3. Para que usamos
- Operar o sistema para a clínica: guardar, processar e devolver o que ela registra.
- Criar e manter o ambiente da clínica, incluindo banco de dados, arquivos e contas de usuário.
- Cobrar a assinatura e cumprir obrigações fiscais e contábeis.
- Prestar suporte quando a clínica pede, e corrigir defeitos.
- Proteger o serviço: prevenir fraude, abuso e acesso indevido, e registrar quem acessou o quê.
- Comunicar avisos operacionais — mudança de termos, incidente, vencimento, manutenção. Comunicação de marketing só com aceite, e sempre com link de descadastro.
- Melhorar o produto, a partir de dados agregados de uso que não identificam paciente.
4. Com que base legal
| Tratamento | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Dados de saúde do paciente, no sistema da clínica | Art. 11, II, “f” — tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde |
| Cadastro e contato de pacientes, agenda, prontuário | Art. 7º, V — execução do contrato entre clínica e paciente |
| Guarda do prontuário após o fim do tratamento | Art. 7º, II — cumprimento de obrigação legal e regulatória |
| Conta, assinatura e cobrança da clínica | Art. 7º, V — execução do contrato |
| Registros de acesso e segurança | Art. 7º, II e IX — obrigação legal e legítimo interesse |
| Marketing por e-mail | Art. 7º, I — consentimento, revogável a qualquer tempo |
Repare que o tratamento de dado de saúde não se apoia em consentimento: apoia-se na tutela da saúde. Isso não dispensa a clínica de informar o paciente nem de obter as autorizações específicas que a prática exigir — uso de imagem e telemonitoramento, por exemplo.
5. O que não fazemos com os dados
- Não vendemos, alugamos nem cedemos dados a terceiros.
- Não usamos o conteúdo dos ambientes para treinar modelos de inteligência artificial.
- Não montamos base de mercado nem perfis comerciais a partir de dados de pacientes.
- Não usamos dado de paciente para publicidade — nossa ou de quem quer que seja.
- Não acessamos o ambiente de uma clínica por curiosidade. O acesso da nossa equipe ocorre para atender suporte que a clínica pediu, para corrigir defeito ou por ordem judicial — e fica registrado.
6. Com quem compartilhamos
Para operar o sistema contamos com fornecedores que tratam dados por nossa conta e ordem, sob contrato e obrigação de confidencialidade:
| Fornecedor | Para quê | Onde trata |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Armazenamento de imagens, documentos e cópias de segurança | Brasil (São Paulo) |
| Magalu Cloud | Servidor onde o sistema e o banco de dados da clínica rodam | Brasil |
| Amazon Web Services (Amazon SES) | Envio de e-mails do sistema (confirmação, recuperação de senha, avisos) | Estados Unidos |
| Asaas | Cobrança da assinatura da clínica | Brasil |
| Jitsi (8x8) | Transmissão da videochamada do telemonitoramento | Estados Unidos e União Europeia |
Além deles, podemos compartilhar dados:
- Com a própria clínica titular do ambiente — que é quem os controla.
- Por determinação legal ou judicial, na medida exata do que for exigido.
- Em reorganização societária, mantidas as finalidades e as obrigações desta política, com aviso prévio às clínicas.
7. Onde os dados ficam
O banco de dados de cada clínica e os arquivos do prontuário ficam no Brasil — hoje em São Paulo, Brasil (AWS sa-east-1). Cada clínica tem banco de dados próprio, não uma partição lógica de uma base comum: é a separação mais forte que conseguimos dar.
Se algum fornecedor da tabela acima tratar dados fora do país, a transferência observa o capítulo V da LGPD, por cláusulas contratuais específicas ou pelas demais garantias do art. 33. A coluna “Onde trata” indica os casos.
8. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Prontuário e o que o compõe (anamnese, evolução, imagens, documentos) | Enquanto a clínica for cliente e, no mínimo, o prazo de guarda fixado em norma do CFO — 20 anos (Lei 13.787/2018) |
| Dados financeiros e fiscais | Pelos prazos da legislação tributária |
| Registros de acesso a aplicação | 6 meses, no mínimo, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet |
| Log de acesso a arquivos do prontuário | Enquanto a clínica for cliente |
| Conta e ambiente após encerramento | 30 dias para exportação, depois eliminação definitiva |
| Dados de quem só preencheu formulário no site | 12 meses, se não virar cliente |
Encerrado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo quando a lei obrigar a guarda — caso em que ficam bloqueados para qualquer outro uso.
9. Como protegemos
- Banco de dados separado por clínica, e não uma base compartilhada.
- Tráfego cifrado com TLS entre o navegador e o servidor.
- Arquivos do prontuário cifrados em repouso e servidos por link temporário e assinado, nunca por endereço público.
- Senhas guardadas com função de resumo criptográfico — não temos como lê-las.
- Sessão curta (15 minutos) com renovação, e bloqueio após tentativas seguidas de senha errada.
- Registro de quem viu e de quem baixou cada arquivo do prontuário, disponível para a clínica na tela “Minha clínica”.
- Perfis de acesso: nem todo usuário administra a clínica.
- Cópias de segurança diárias, guardadas separadas do servidor de produção.
Nenhum sistema é imune. Havendo incidente com risco relevante aos titulares, comunicamos a clínica e a ANPD nos termos do art. 48 da LGPD, com o que se sabe e as medidas tomadas.
10. Cookies e o que o site registra
Este site é estático e não usa cookie de publicidade nem rastreador de terceiros.
No sistema, usamos apenas cookies necessários ao funcionamento:
- Cookie de sessão, para manter você conectado sem digitar a senha a cada 15 minutos. É HttpOnly — o JavaScript da página não o alcança — e dura 30 dias ou até você sair.
Servidores registram acessos (IP, data, hora, página) pelo prazo do Marco Civil. Se um dia adotarmos medição de audiência, esta seção será atualizada antes.
11. Seus direitos
A LGPD garante confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamento e revogação de consentimento. Como exercê-los — e a quem pedir, se você é paciente ou se é a clínica — está detalhado na página de LGPD.
12. Crianças e adolescentes
Atendimento odontológico infantil é rotina, e o sistema registra pacientes menores de idade. O tratamento desses dados se dá no melhor interesse da criança, na forma do art. 14 da LGPD, com base na tutela da saúde, e cabe à clínica registrar o responsável legal e obter dele as autorizações necessárias — inclusive para uso de imagem e para telemonitoramento.
13. Mudanças nesta política
Atualizamos esta política quando o serviço ou a lei mudarem. Alterações relevantes — nova finalidade, novo fornecedor com acesso a dado de paciente, mudança de prazo — são avisadas por e-mail e dentro do sistema com 30 dias de antecedência. A data no topo indica a versão vigente.
14. Encarregado e contato
Nosso encarregado pelo tratamento de dados pessoais (art. 41 da LGPD) é Sidney Cezar. Fale com ele em privacidade@facilodonto.com.br.
Para assuntos gerais: contato@facilodonto.com.br — (47) 3232-2390. Endereço: Rua Aracy Duarte Cherem, 187, Carmelo, São João Batista/SC, CEP 88240-000.