LGPD: quem responde pelos dados e como exercer seus direitos

1. Por que esta página existe

A Política de Privacidade descreve o que fazemos com os dados. Esta página responde à pergunta seguinte, que é a que mais aparece na prática: a quem eu peço?

A resposta depende de quem você é e de que dado se trata — e a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) dá nomes a isso: controlador é quem decide por que e como os dados são tratados; operador é quem trata em nome do controlador.

2. Controlador e operador: quem é o quê

3. Se você é paciente

Procure a sua clínica. É ela quem controla seus dados, conhece seu histórico e tem, dentro do sistema, as ferramentas para atender ao seu pedido. Peça por escrito, guarde o comprovante e diga claramente o que quer — acesso, correção, cópia ou eliminação.

Se a clínica não responder no prazo, ou se você não souber a quem recorrer, escreva para privacidade@facilodonto.com.br. Como operadores, não podemos atender diretamente um pedido sobre o prontuário sem instrução da clínica — mas podemos encaminhá-lo a ela, orientá-la e registrar a data em que você pediu.

Uma exceção: se o pedido for sobre dados que nós controlamos — por exemplo, uma mensagem que você nos enviou por este site —, atendemos direto.

4. Se você é a clínica

Ao usar o Fácil Odonto, sua clínica é controladora dos dados dos pacientes. Isso significa que a lei espera dela:

• Informar o paciente sobre que dados são tratados e para quê — em geral por um aviso de privacidade na recepção e no termo de atendimento.
• Coletar as autorizações específicas que a prática exige: uso de imagem em material de divulgação, telemonitoramento, envio de mensagem por WhatsApp.
• Responder aos pedidos dos titulares nos prazos da lei, com o apoio das ferramentas da seção 9.
• Controlar quem acessa o quê: uma conta por pessoa, perfis adequados, e desativação de quem sai da equipe.
• Indicar um encarregado, se o porte e a atividade da clínica exigirem, e divulgar o contato dele.
• Comunicar incidentes de que tome conhecimento, à ANPD e aos titulares.

Do nosso lado, tratamos os dados somente conforme suas instruções e o contrato, mantemos segurança compatível e ajudamos você a cumprir esses deveres. Precisando de contrato de tratamento de dados apartado para o seu jurídico ou para uma auditoria, peça em privacidade@facilodonto.com.br.

5. Os direitos que a lei garante

O art. 18 da LGPD assegura ao titular:

• Confirmação de que existe tratamento dos seus dados.
• Acesso aos dados tratados.
• Correção de dado incompleto, inexato ou desatualizado.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário, excessivo ou tratado em desconformidade com a lei.
• Portabilidade a outro fornecedor, mediante requisição expressa.
• Eliminação dos dados tratados com consentimento, salvo as hipóteses de guarda do art. 16.
• Informação sobre com quem os dados foram compartilhados.
• Informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências disso.
• Revogação do consentimento, quando o tratamento se apoiar nele.
• Revisão de decisão automatizada que afete seus interesses — o Fácil Odonto não toma decisões desse tipo sobre pacientes.

6. Como fazer um pedido e em quanto tempo respondemos

Escreva para privacidade@facilodonto.com.br dizendo quem você é, qual o pedido e — se for paciente — de qual clínica. Pedimos um documento ou outra forma de confirmar sua identidade: entregar dado de saúde a quem não é o titular seria um vazamento, não um atendimento.

• Confirmação de tratamento e acesso simplificado: até 15 dias, na forma do art. 19, II.
• Declaração completa e demais pedidos: em prazo razoável, com resposta sobre o andamento em até 15 dias.
• Pedido que dependa da clínica controladora: encaminhamos em até 5 dias úteis e avisamos você.

O atendimento é gratuito.

7. Dado de saúde é dado sensível

O art. 5º, II, da LGPD classifica dado referente à saúde como sensível, o que aperta as regras: base legal mais restrita, cuidado maior e consequência mais séria em caso de vazamento. Quase tudo o que trafega no Fácil Odonto entra nessa categoria — anamnese, odontograma, evolução, radiografia, receita.

O tratamento se apoia no art. 11, II, “f”: tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde. Ou seja, não depende de consentimento — e, por consequência, o paciente não pode revogar consentimento para deixar de existir no prontuário. Isso não é uma brecha nossa: é a lei reconhecendo que registro clínico existe para proteger o próprio paciente.

8. Por que apagar prontuário quase nunca é possível

É o pedido que mais gera atrito, então vale a explicação direta: o cirurgião-dentista tem obrigação legal e ética de guardar o prontuário por prazo determinado em norma do Conselho Federal de Odontologia — 20 anos (Lei 13.787/2018). O art. 16, I, da LGPD ressalva exatamente essa situação: dado cuja guarda a lei exige não é eliminado a pedido.

Na prática:

• Dá para corrigir dado errado — nome, endereço, telefone, um lançamento indevido.
• Dá para obter cópia do prontuário; ele pertence ao paciente, ainda que a guarda seja do profissional.
• Dá para revogar autorizações acessórias, como uso de imagem em divulgação ou envio de mensagens.
• Não dá para apagar o registro clínico dentro do prazo de guarda. Vencido o prazo e cessada a finalidade, a eliminação é possível.

9. O que o sistema oferece para a clínica cumprir a lei

• Exportação dos dados do paciente, para atender pedido de acesso ou de portabilidade.
• Extrato e prontuário em PDF, prontos para entregar ao titular.
• Correção com rastro: alterações relevantes ficam registradas, com autor e data, em vez de sobrescrever o histórico em silêncio.
• Log de acesso a arquivos — quem viu e quem baixou cada imagem ou documento, com data e nome —, disponível em “Minha clínica”.
• Contas individuais e perfis, para limitar quem administra e quem apenas opera.
• Termo de consentimento do telemonitoramento, apresentado ao paciente antes da primeira mensagem e registrado com data.
• Modelos de documento configuráveis, que a clínica pode usar para o próprio aviso de privacidade e termos.

10. Incidentes de segurança

Havendo incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicamos a clínica em prazo razoável e, no papel que nos cabe, apoiamos a comunicação à ANPD e aos titulares exigida pelo art. 48. A comunicação descreve os dados afetados, os riscos envolvidos, as medidas tomadas e o que recomendamos fazer.

Se você identificar uma falha de segurança no Fácil Odonto, escreva para privacidade@facilodonto.com.br. Analisamos todo relato de boa-fé e não tomamos medida contra quem reporta responsavelmente.

11. Encarregado

Sidney Cezar — privacidade@facilodonto.com.br.

Endereço para correspondência: SYSTEMDOPPER DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS LTDA, Rua Aracy Duarte Cherem, 187, Carmelo, São João Batista/SC, CEP 88240-000. CNPJ 16.678.572/0001-64.

12. Reclamação à ANPD

Se você não ficar satisfeito com nossa resposta, ou com a da clínica, pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados pelo site gov.br/anpd. Preferimos resolver antes disso — mas o direito é seu, e dizê-lo faz parte de agir corretamente.